Info-Car.pl? Szybciej, łatwiej, wygodniej

– System Info-Car.pl sporo zmienił w naszej codziennej pracy. Urzędnicy doceniają prosty, intuicyjny interfejs a klienci nie muszą już biegać do kasy, która jest w budynku po drugiej stronie ulicy. Ważna jest niezawodność terminali, które bardzo szybko łączą się z naszym systemem – ocenia Teresa Buła-Wojtanowska, kierownik Biura Komunikacji Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu.

Info-Car.pl to systemowe rozwiązanie stworzone z myślą o ułatwieniu pracy instytucji zajmujących się wydawaniem uprawnień do kierowania pojazdami (wojewódzkie ośrodki ruchu drogowego) oraz rejestracji pojazdów (wydziały komunikacji starostw powiatowych). Z wygodnych rozwiązań portalu Info-Car.pl korzystają także kandydaci na kierowców, którzy  szkolą się w OSK, osoby rejestrujące auto oraz firmy zajmujące się leasingiem pojazdów. Jak działanie systemu w praktyce ocenia Teresa Buła-Wojtanowska, kierownik Biura Komunikacji Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu?

Jakub Ziębka: Skąd wziął się pomysł, żeby wałbrzyski urząd miasta zaczął stosować w swojej codziennej pracy system Info-Car.pl?

Teresa Buła-Wojtanowska: W 2013 roku, po 10 latach przerwy Wałbrzych odzyskał grodzkość. Od tego momentu część zadań, które dotychczas realizował starosta wałbrzyski (m.in. związane z rejestracją pojazdów oraz wydawaniem uprawnień do kierowania pojazdami dla mieszkańców Wałbrzycha), przejął prezydent miasta. To on podjął decyzję dotyczącą zmian w obszarze komunikacji. Między innymi, prezydentowi zależało na  unowocześnieniu transportu publicznego, ale także na wprowadzeniu ułatwień dla mieszkańców związanych z wizytą w urzędzie. Miały one polegać na szybszym, dogodniejszym załatwianiu spraw związanych z rejestracją pojazdów oraz wydawaniem uprawnień do kierowania pojazdami. System Info-Car.pl okazał się idealnym narzędziem do realizacji tego celu. Biuro komunikacji otrzymało nową siedzibę w samym centrum Wałbrzycha. Została wyposażona w nowoczesny automatyczny system kolejkowy. Dzięki Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych uruchomiliśmy także system wysyłania powiadomień SMS oraz e-mail informujących o możliwości odbioru prawa jazdy oraz dowodu rejestracyjnego. Zainstalowaliśmy także terminale płatnicze, które pozwalają na wniesienie opłaty za wydanie dokumentu prawa jazdy czy dowodu rejestracyjnego systemie w Info-Car.pl.

Możliwości systemu Info-Car.pl doceniają kierowcy i kandydaci na kierowców, ale czy system rzeczywiście pomaga także urzędnikom?

Jak najbardziej. Nasi pracownicy są bardzo zadowoleni z tego, że system nalicza opłaty za wydanie dokumentów komunikacyjnych, eliminując ewentualne pomyłki oraz dokonuje podziału wpłaty na: opłatę administracyjną (komunikacyjną), ewidencyjną i skarbową. Ponadto klient nie musi odchodzić od stanowiska, żeby np. pójść do kasy. Pozostali oczekujący w kolejce widzą, że sprawa obsługiwanej osoby jest w toku, dzięki czemu unikamy niesłusznych uwag, że klient wyszedł, a pracownik nic w tym momencie nie robi i mógłby poprosić kolejną osobę. Takie sytuacje miały miejsce w przeszłości.

Praca w systemie Info-Car.pl jest bardzo łatwa. Przede wszystkim ze względu na prosty, intuicyjny interfejs. Nie ma żadnych problemów z obsługą terminali, które bardzo szybko łączą się z naszym systemem. Wystarczyło krótkie przeszkolenie przez przedstawiciela PWPW i po krótkim czasie każdy urzędnik mógł  samodzielnie dokonywać transakcji przy pomocy dostępnej funkcji Info-Car.pl. w zakresie przyjmowania  opłat kartami płatniczymi za wydanie dokumentów prawa jazdy czy dowodu rejestracyjnego.

A jak te zmiany przyjęli mieszkańcy Wałbrzycha?

Szybko zauważyli i docenili wprowadzone zmiany. Kasa urzędu miasta znajduje się po drugiej stronie ulicy. W praktyce oznaczało to, że obsługiwany klient musiał wyjść z urzędu, przejść na drugą stronę ulicy, odstać swoje w kolejce do kasy, a potem wrócić do nas z pokwitowaniem. Dla przeważającej liczby zawsze spieszących się mieszkańców była to spora niedogodność, klienci sami pytali nas o możliwość wniesienia opłaty/ dokonania płatności bezpośrednio przy stanowisku. Tak więc zainstalowanie terminali płatniczych było wyjściem naprzeciw oczekiwaniom naszych mieszkańców. Dzięki temu, że korzystamy z systemu Info-Car.pl klienci załatwiają swoją sprawę szybciej i w jednym miejscu. Dodatkowo system daje im możliwość sprawdzenia w dowolnym momencie jaki jest status złożonego wniosku.

Staramy się monitorować poziom satysfakcji naszych klientów. Dzięki informacjom od nich wiemy, że  wprowadzone przez urząd zmiany w ich opinii znacznie ułatwiły i skróciły wszystkie procedury związane z rejestracją pojazdów i wydawaniem praw jazdy. W tym zakresie nasze działania są postrzegane bardzo pozytywnie, bez żadnego wyjątku.

To już wszystkie korzyści?

Prawie. Nie do przecenienia jest też to, jak zastosowanie systemu wpłynęło na wizerunek Urzędu Miasta w Wałbrzychu. Mieszkańcy zauważają wprowadzane przez nas zmiany i doceniają fakt, że staliśmy się urzędem nowoczesnym, który koncentruje się na tym, aby obsługa spraw mieszkańców była szybka, prosta i skuteczna.