Budżet w OSK. Jak to policzyć?

Planowanie budżetu ma ogromne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. Niezależnie od tego, czy ośrodek dysponuje flotą kilkunastu pojazdów, czy jest to szkoła posiadająca tylko jeden pojazd szkoleniowy, a właściciel jest zarówno instruktorem, wykładowcą, jak i osobą wykonującą prace biurowe.

Budżet to zestawienie planowanych wpływów i wydatków Konstruując budżet musimy pamiętać, aby wykonać to rzetelnie, bez nadmiernego optymizmu, pozostawiając pewien margines na wypadek, gdyby coś nie poszło zgodnie z planem.

Dobrze zaplanowany budżet umożliwia nam prawidłowe zarządzanie firmą. Ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych, bieżącą analizę sytuacji firmy i zapewnia możliwość rozwoju.

Decydując się na przygotowanie budżetu pamiętajmy, że ma to sens, tylko jeśli podejdziemy do tego w pełni profesjonalnie. Będziemy systematyczni, na początku każdego roku przygotujemy plan na najbliższych dwanaście miesięcy, natomiast co miesiąc będziemy analizowali realizację planów, a w przypadku odchyleń wprowadzimy niezbędne zmiany w funkcjonowaniu ośrodka.

Przychody

Chcąc oszacować przychody, musimy założyć, ilu kursantów miesięcznie będziemy szkolili. Dla ośrodków, które funkcjonują już kolejny rok, jest to prostsze zadanie, ponieważ mogą oprzeć się na danych z poprzednich okresów. Jeśli nie notujemy ciągłego wzrostu liczby kursantów, którzy chcą zapisać się do nas na kurs, bezpiecznie jest przyjąć poziom z zeszłego roku. Co i tak przy spadającej liczbie 18-latków wymusza podejmowanie działań powodujących wzrost naszego udziału w rynku szkoleniowym.

Robiąc założenia, pamiętajmy o wpływie pór roku, rozkładzie świąt, długich weekendów, a nawet zmian w przepisach na liczbę osób, która będzie chciała zgłosić się na kurs. Możemy także założyć, ile średnio kursanci dokupią godzin dodatkowych.

Koszty

Koszty w ośrodku są pozycją, na którą mamy bezpośredni wpływ. Ich wysokość zależy od naszych decyzji i w tym obszarze możemy szybko reagować na zmieniającą się sytuację na rynku. Pamiętajmy o zaplanowaniu kosztów stałych, które nie zależą od liczby kursantów, i zmiennych rosnących wraz z liczbą szkolonych osób.

Praca z budżetem

Po zaplanowaniu kosztów i przychodów przychodzi czas na systematyczną pracę z budżetem. Jeśli chcemy, aby budżet był dla nas przydatnym narzędziem, musimy aktualizować go co najmniej raz w miesiącu o rzeczywiste dane.

Najprościej stworzyć kopie tabel z naszymi planami i uzupełniać je danymi rzeczywistymi. Porównując plany z ich realizacją widzimy, czy to, co zaplanowaliśmy, ma szansę powodzenia, czy może nieodpowiednio oszacowaliśmy nasze możliwości.

Dzięki pracy z budżetem otrzymamy na bieżąco informację o kondycji finansowej naszego ośrodka, czy na przykład nie powinniśmy wprowadzić korekty swoich planów. Będziemy wiedzieli, czy możemy zainwestować kolejne środki w rozwój z pieniędzy dodatkowo zarobionych w ośrodku, czy będziemy musieli zrezygnować z części oczekiwanego zysku. Znajdziemy także odpowiedź na pytanie, czy przy poziomie cen i liczbie szkolonych osób opłaca nam się prowadzić własny ośrodek. Może zarobimy tyle samo pracując jako instruktor w innym OSK, a odejdą nam zmartwienia związane z zarządzaniem i prowadzeniem ośrodka.