Doceńmy rachunkowość

U progu wiosny chciałbym zwrócić uwagę czytelników na problematykę rachunkowości, która stanowi kompleksowy system informacyjny wspomagający zarządzanie.

Dziedzina praktyczna

Definicji rachunkowości można znaleźć bardzo wiele. Ich różnorodność związana jest z etapami jej rozwoju. Na początku były to działania praktyczne (prowadzenie ksiąg, stąd określenie księgowość, rejestrowanie wpływów i wydatków). Dopiero znacznie później powstało jej naukowe uzasadnienie. Każde następne pokolenie naukowców i praktyków, w miarę rozwoju ekonomii i procesów gospodarczych, zaczęło dostrzegać potrzebę zwiększania zapotrzebowania na nowe rodzaje i formy informacji ekonomicznych, umożliwiających efektywne zarządzanie. Wraz z tym rozwojem stopniowo rozszerzała się treść pojęcia „rachunkowość”.

Powszechnie przyjmuje się, że rachunkowość jest nauką, ale także dziedziną praktyczną, mierzącą i ewidencjonującą procesy gospodarcze i ich skuteczność. Najważniejszym celem rachunkowości jest dostarczanie odpowiedniej, rzetelnej, a zwłaszcza wiarygodnej informacji wszystkim potencjalnym zainteresowanym osobom lub instytucjom. W zwięzłej formie można powiedzieć, że rachunkowość z jednej strony jest sztuką rejestrowania, klasyfikowania i przedstawiania w kategoriach pieniężnych transakcji i zdarzeń o charakterze finansowym, z drugiej zaś stanowi system interpretujący uzyskane w ten sposób wyniki.

Komu to potrzebne?

Użytkowników informacji ekonomicznych można podzielić na wewnętrznych i zewnętrznych. Zacznijmy od wewnętrznych. Właściciel firmy – biorąc pod uwagę specyfikę funkcjonowania polskich OSK – jest najczęściej jej zarządcą. W dużych przedsiębiorstwach, które zwykło się nazywać korporacjami, właściciele niekoniecznie są zarządcami. Tacy korporacyjni właściciele przekazują kierowanie firmą zarządowi. My, jako właściciele OSK, najczęściej przekazujemy kierowanie naszą firmą biurom rachunkowym. Nie ma w tym nic dziwnego, bowiem powierzamy swoje księgi podatkowe profesjonalistom. Ale czy faktycznie umiemy korzystać z gotowych danych, które są opracowywane przez księgowego? Czy umiemy czytać nasze sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe? Czy umiemy wykorzystać te informacje do efektywnego zarządzania?

Oddając dokumentację do biura rachunkowego jako wewnętrzni użytkownicy informacji ekonomicznej powinniśmy oczekiwać konkretnych, tzw. twardych danych o swoich efektach pracy. Powinniśmy być zainteresowani takimi informacjami, jak np.: kształtowanie się naszego kapitału firmowego, ocena, czy nasza firma w ogóle przynosi zyski, a więc czy jest rentowna. Istotna jest również wiedza, czy następuje wzrost wartości naszego przedsiębiorstwa. Używając języka ekonomicznego można powiedzieć, że my, jako właściciele OSK, jesteśmy zarządem, a każdy zarząd, aby mógł podejmować racjonalne decyzje, potrzebuje wiedzy o sytuacji finansowej, a więc np. o przychodach i kosztach, a także o perspektywach rozwoju.

Księgowy nie jest niezbędny

Nie mniej zainteresowani wynikami pracy naszej firmy (a może najbardziej zainteresowani) są użytkownicy zewnętrzni – poczynając od pracowników urzędów (skarbowego, ZUS, starostwa powiatowego), na obecnych oraz potencjalnych współpracownikach oraz kontrahentach naszej firmy kończąc. Miejmy również świadomość tego, że szczególnie zainteresowane naszymi informacjami ekonomicznymi są banki oraz instytucje ubezpieczeniowe w momencie, kiedy ubiegamy się o kredyt lub ubezpieczenie.

To wszystko pokazuje, że informacje o firmie są bardzo potrzebne, wręcz niezbędne. Oznacza to, że ktoś za pomocą określonych narzędzi musi te dane zebrać, przetworzyć i przedstawić w odpowiedniej, wymaganej prawem formie. Osobą sporządzającą tego rodzaju raporty jest najczęściej księgowy. Jednak tego rodzaju praca, zwłaszcza przy małej działalności gospodarczej, nie musi być domeną wyłącznie księgowych. Wbrew pozorom, prostych rozliczeń podatkowych oraz prostych narzędzi analitycznych można się nauczyć samemu. Niewątpliwie taka nauka stanowi wyzwanie. Przy dużym samozaparciu, dużej motywacji, jest to jak najbardziej możliwe.

Zadania rachunkowości

Zadania rachunkowości niekiedy nazwane są jej funkcjami. Jedną z nich jest funkcja kontrolno-informacyjna (tj. dostarczająca informacji dla kontroli), realizowana w celu kontroli przebiegu procesu gospodarczego, a zwłaszcza bezpieczeństwa majątku przedsiębiorstwa. Kontrola obejmuje też weryfikację danych źródłowych i ich ewidencji (przetworzenia) zgodnie z regulacjami prawnymi. Przetworzona informacja przedstawiana jest zazwyczaj w postaci określonych sprawozdań. Sprawozdania te podlegają analizie, której celem jest np. wykrycie niewykorzystanych przez firmę możliwości. I właśnie tutaj otwiera się potencjał analityczny dla nas – właścicieli OSK.

Dlatego powyższą funkcję można przekształcić w tzw. sprawozdawczo-analityczną. O czym ona informuje? Przykładowo o tym, że pewne nasze firmowe wydatki należy zredukować, co powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w procesie planowania.

Jako przedsiębiorcy doskonale wiemy, że ściśle określone dane o firmie muszą być regularnie przekazywane do Urzędu Statystycznego czy ZUS-u. W taki sposób realizuje się planistyczno-statystyczna funkcja rachunkowości.

Do najważniejszych funkcji rachunkowości należy funkcja motywacyjna. Motywacja materialna pożądana jest przez każdego pracownika, bez względu na miejsce, jakie zajmuje on
w hierarchii firmy. Właściciel firmy, np. właściciel OSK, nie mniej niż zatrudnieni przez niego instruktorzy cieszy się z zarobionych pieniędzy. To właśnie na podstawie danych rachunkowych można przykładowo wyliczyć, ile firma zarobi w wyniku bardziej efektywnej pracy pracownika oraz czym, w sensie finansowym, firma mogłaby się wówczas z tym pracownikiem podzielić. Skuteczna motywacja jest w prowadzeniu naszej działalności bardzo istotna, o czym już wielokrotnie na łamach „Szkoły Jazdy” pisałem.

Podsumowując wątek opisujący funkcje rachunkowości, można powiedzieć, że bez odpowiedniej informacji nie można podejmować świadomych decyzji, co oznacza, że najważniejszą w rachunkowości jest funkcja, którą można określić mianem zarządczej. Praktycy zarządzania mówią nawet o tzw. rachunkowości zarządczej, czyli części całościowego systemu rachunkowości zorientowanej przede wszystkim na wspomaganie zarządzania oraz użytkowników wewnętrznych.

Rachunkowość, czyli sztuka

Nie ulega najmniejszej wątpliwości, że zasady wykorzystywane w księgowości są wysoko sformalizowane poprzez różnorodne przepisy prawne, jak np.: ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych, rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ustawę o podatku VAT, ustawę o rachunkowości, ustawę o swobodzie prowadzenia działalności gospodarczej. Modele, wzory liczenia dochodu, czyli wypracowanego zysku, podatku dochodowego, składek ZUS-owskich są stałe i niezmienne. Oczywiście komplikują się w miarę wzrostu liczby operacji gospodarczych. Modele te ze swej natury muszą być porównywalne. Na przykład zysk (jako różnica przychodów i kosztów) jednego przedsiębiorstwa powinien być liczony w sposób analogiczny dla każdego innego przedsiębiorstwa bez względu na branżę lub siedzibę. Dzięki temu w przypadku np. dużych korporacji inwestor ma możliwość dokonania świadomego wyboru, z kolei Urząd Skarbowy może pobierać właściwe podatki. Ścisła reglamentacja prawna w większym stopniu dotyczy rachunkowości finansowej, tj. dostarczającej informacji użytkownikom zewnętrznym.

Pisząc o rachunkowości, chcę zwrócić uwagę czytelników prowadzących własny OSK na konieczność myślenia w kategoriach ekonomicznych. Jednocześnie pragnę podkreślić zawarte w przytoczonej definicji rachunkowości określenie „sztuka”. Oznacza to, że rachunkowość, jak i każda inna sztuka, dziedzina ma swych gorących wielbicieli, postronnych obserwatorów, zajadłych przeciwników i ignorantów. Do której z tych grup będę należał jako właściciel, kierownik, księgowy czy szeregowy pracownik firmy będzie zależało od zrozumienia przeze mnie sensu rachunkowości oraz jej zasad i metod. Wystarczy poznać proste zasady, proste słowa, które mają unaocznić mi, jak z kartką papieru i ołówkiem w ręku mogę przedstawić i opisać swój biznes. Ale… czy faktycznie jest to jeszcze biznes, czy tylko jego pozory? Obyśmy nie mieli tego dylematu. Życzę tego każdemu.

Paweł Żuraw